INSTRUMENTOS PARA LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES
Rafael L. C. Dutra
Para se realizar os estudos organizacionais dentro das instituições, com o objetivo de observar ou modificar processos e atividades tanto em nível de equipe, individual ou gerencial é necessário o uso de três ferramentas que são as entrevistas, criação de questionário, e o uso da observação pessoal. Não é necessária a utilização de todas as ferramentas para o levantamento das informações. As definições, vantagens e desvantagens de cada ferramenta estão descritas abaixo.
a) Entrevista: A pessoa responsável pela entrevista pode ser tanto um profissional do RH, o gestor, ou um consultor. A entrevista traz diversas vantagens para o estudo, pois se for bem elaborada e trabalhada pelo entrevistador, ela poderá fazer com que os entrevistados possam contribuir com um melhor conteúdo, possibilitando ao entrevistador conhecer os processos realizados pelo entrevistado, suas criticas e sugestões de melhorias tanto para o processo gerencial ou da equipe.
b) Questionário: O questionário é uma ferramenta em que para a tomada de informações, não é muito utilizado, enquanto que para a análise organizacional ele tem uma determinada importância em seu estudo. A utilização desta ferramenta deve ser realizada com conteúdos pequenos, diretos e de rápida análise. Porém, ele possui uma característica negativa, que através deste, não se dá para ter a clareza das informações, ou seja, elas podem ser “manipuladas” de certa maneira por quem o respondeu para benefícios próprios, de terceiros ou a não realização de determinada atividade na instituição.
c) Observação pessoal: É recomendada que seja utilizada juntamente com a entrevista, com o questionário, ou com as duas juntas. Esta ferramenta nunca deve ser utilizada sozinha, e às vezes nem é necessário a sua utilização, além disso, ela nunca poderá ser utilizada nos estudos organizacionais. Ela subsidia o estudo realizado na organização. A não consideração desta ferramenta como único meio de estudo, deve-se ao motivo acreditado que por um simples olhar não possa trazer a nítida e definitiva situação ocorrida. Sua utilização após o uso do questionário ou da entrevista visa verificar se as informações recebidas, realmente estão de acordo com a prática. No entanto, para o uso da observação, ela demanda uma base de tempo pequena, enquanto que para a verificação já se requer um maior tempo para um melhor detalhamento. O que irá definir se ela será utilizada ou não, será o tipo de atividade ou processo em estudo.
Através destas definições, podemos observar que o uso destas três ferramentas são importantes para o levantamento de informações, mesmo assim, elas requerem cuidados em sua utilização, formulação, execução e análise.
Fonte (Livro: Organização, Sistemas e Métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional, Autor Luis César G. de Araujo, Ed. Atlas, 2001)
Para se realizar os estudos organizacionais dentro das instituições, com o objetivo de observar ou modificar processos e atividades tanto em nível de equipe, individual ou gerencial é necessário o uso de três ferramentas que são as entrevistas, criação de questionário, e o uso da observação pessoal. Não é necessária a utilização de todas as ferramentas para o levantamento das informações. As definições, vantagens e desvantagens de cada ferramenta estão descritas abaixo.
a) Entrevista: A pessoa responsável pela entrevista pode ser tanto um profissional do RH, o gestor, ou um consultor. A entrevista traz diversas vantagens para o estudo, pois se for bem elaborada e trabalhada pelo entrevistador, ela poderá fazer com que os entrevistados possam contribuir com um melhor conteúdo, possibilitando ao entrevistador conhecer os processos realizados pelo entrevistado, suas criticas e sugestões de melhorias tanto para o processo gerencial ou da equipe.
b) Questionário: O questionário é uma ferramenta em que para a tomada de informações, não é muito utilizado, enquanto que para a análise organizacional ele tem uma determinada importância em seu estudo. A utilização desta ferramenta deve ser realizada com conteúdos pequenos, diretos e de rápida análise. Porém, ele possui uma característica negativa, que através deste, não se dá para ter a clareza das informações, ou seja, elas podem ser “manipuladas” de certa maneira por quem o respondeu para benefícios próprios, de terceiros ou a não realização de determinada atividade na instituição.
c) Observação pessoal: É recomendada que seja utilizada juntamente com a entrevista, com o questionário, ou com as duas juntas. Esta ferramenta nunca deve ser utilizada sozinha, e às vezes nem é necessário a sua utilização, além disso, ela nunca poderá ser utilizada nos estudos organizacionais. Ela subsidia o estudo realizado na organização. A não consideração desta ferramenta como único meio de estudo, deve-se ao motivo acreditado que por um simples olhar não possa trazer a nítida e definitiva situação ocorrida. Sua utilização após o uso do questionário ou da entrevista visa verificar se as informações recebidas, realmente estão de acordo com a prática. No entanto, para o uso da observação, ela demanda uma base de tempo pequena, enquanto que para a verificação já se requer um maior tempo para um melhor detalhamento. O que irá definir se ela será utilizada ou não, será o tipo de atividade ou processo em estudo.
Através destas definições, podemos observar que o uso destas três ferramentas são importantes para o levantamento de informações, mesmo assim, elas requerem cuidados em sua utilização, formulação, execução e análise.
Fonte (Livro: Organização, Sistemas e Métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional, Autor Luis César G. de Araujo, Ed. Atlas, 2001)
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